Assa Abloy Kilitleme Sistemleri San. ve Tic. Ltd. Şti. (“Assa Abloy” veya “Şirket”) olarak toplanan kişisel verilerinizin güvenliği hususuna önem vermekteyiz. Assa Abloy; 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanun’unu ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ (“Kanun”) uyarınca tarafınıza ve çalışanlarınıza kişisel verilerinin nasıl toplandığını, işlendiğini Kanun’da tanımlı olan “Veri Sorumlusu” olarak açıklamak istiyoruz.

Assa Abloy nezdinde kişisel verilerinizle ilgili aşağıdaki işlemler yapılmaktadır:

Teklif/Satış/Satın Alma Süreçlerinin Yürütülmesi, Sözleşmelerin Akdedilmesi

Şirket faaliyetlerimiz kapsamında ürünlerin satış ve satın alma süreçlerinin yürütülmesi, teklif görüşmelerinin yapılması, sözleşmelerin akdedilmesi, gümrük ve nakliyat süreçlerinin yürütlmesi faaliyetleri kapsamında, tarafınıza ve/veya çalışanlarınıza ait; ad, soyad, T.C. kimlik numarası, telefon, adres, e-posta adresi, imza sirkülerinde yer alan bilgiler ve imza, sözleşmelerde yer alan bilgiler, fatura bilgileri gibi bilgileriniz otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır.

Bu bilgiler şirket kayıtlarında, fiziki ortamda ve e-mail ortamında veya şirkete ait bilgisayarlarda, sunucularda ve bunların yedeklerinde faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi, mal/hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, tedarik zinciri yönetim süreçlerinin yürütülmesi, görevlendirme süreçlerinin yönetilmesi, taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini, yetkili kişi kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, denetim faaliyetlerinin yürütülmesi, çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla işlenmektedir.

Şirketimiz tarafından sözleşmenin ifası gereği işlenen bu veriler, gereken hallerde kanunen yetkilendirdiğimiz hukuk danışmanlarıyla, gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri, hissedarlar, topluluk şirketleri ve yetkili kamu kurum ve kuruşları ile paylaşılabilmektedir. 

Bilgi Güvenliği Süreçleri

5651 sayılı kanun gereği, log kayıtlarının tutulması, güvenlik duvarı ve analiz programlarının kullanılması, exchange sunucuların kullanılması, active directory kimlik bilgilerinin tutulması, yazıcıların kullanılması faaliyetleri kapsamında, tarafınıza ve/veya çalışanlarınıza ait; ad, soyad, iş telefon numarası, iş e-posta adresi, IP Adresi, Mac Adresi bilgileri işlenmektedir. Bu bilgiler otomatik olan ve olmayan yollarla alınmaktadır.

Bu bilgiler şirket kayıtlarında, fiziki ortamda ve e-mail ortamında veya şirkete ait bilgisayarlarda, sunucularda ve bunların yedeklerinde, erişim yetkilerinin yürütülmesi, görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi/ denetimi, iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, iç denetim/soruşturma/istihbarat faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla saklanmaktadır.

Şirketimiz tarafından sözleşmenin ifası gereği işlenen bu veriler, gereken hallerde yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olmak kaydıyla kanunen yetkilendirdiğimiz hukuk danışmanlarıyla, gerçek kişiler ve özel hukuk tüzel kişileri, iş ortakları, tedarikçiler, topluluk şirketleri ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılabilmektedir. 

Kamera Kaydı Alınması

Fiziksel mekan güvenliğinin temini faaliyeti için otomatik yöntemlerle bina dışında ve girişlerinde görüntü kaydı alınmaktadır. Görüntü kayıtları şirket bilgisayarlarında ve sunucularında saklanmaktadır. Şirketin veri sorumlusunun meşru menfaati kapsamında alınan bu görüntüler, gerekmesi durumunda kamu kurum ve kuruluşları ve avukatlar ile paylaşılmaktadır. Bu görüntüler şirketin meşru menfaati kapsamında işlenmektedir.

Şirketin Ticari Faaliyetleri Kapsamında Fatura Alıp Vermesi

Şirketin ticari faaliyetleri kapsamında tarafınıza fatura kesmesi ve tarafınızdan fatura alması kapsamında, tarafınıza ait “faturalar üzerinde yer alan ad, soyad, T.C.K.N. kayıtları, adres, telefon, e-posta” bilgileri otomatik olmayan yollarla alınmaktadır. Bu bilgiler şirket kayıtlarında, fiziki ortamda ve e-mail ortamında veya şirkete ait bilgisayarlarda, sunucularında ve bunların yedeklerinde saklanmaktadır.

Tarafınız ile ticari faaliyet kapsamında alınan veya gönderilen faturalar üzerinde yer alan veya faturalar ile birlikte temin edilen kişisel veri niteliğindeki kayıtlar “kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir hakkın kullanılması ve sözleşmenin ifası” hukuki sebeplerine dayanarak toplanmakta ve  “faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi denetimi” amaçlarıyla işlenmektedir.

Bu bilgiler yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile e-arşiv, e-fatura hizmeti veren iş ortakları, avukatlar, tedarikçiler, gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri, topluluk şirketleri ile paylaşılabilmektedir. 

Bu bilgiler “talep edilmesi halinde ticaret sicil müdürlükleri ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile finans kurumları, avukatlar, acenteler, mali danışmanlar, müşteriler ve gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri” ile paylaşılabilmektedir. 

Sözleşmelerin Akdedilmesi

Şirketin yürütmekte olduğu ticari faaliyetleri uyarınca taraf olduğu sözleşmeler üzerinde yer alan tarafınıza ait “ad, soyad, T.C.K.N., vergi no ve vergi dairesi, adres, telefon, e-posta, banka bilgileri, imza sirküleri ve imza, sözleşmede yer alan diğer bilgiler” bilgileri otomatik olmayan yollarla alınmaktadır. Bu bilgiler şirket kayıtlarında, fiziki ortamda ve e-mail ortamında veya şirkete ait bilgisayarlarda, sunucularında ve bunların yedeklerinde saklanmaktadır.

Tarafınız ile ticari faaliyet kapsamında akdedilen sözleşmelerde yer alan kişisel veri niteliğindeki kayıtlar “kanunlarda açıkça öngörülmesi ve sözleşmenin ifası” hukuki sebeplerine dayanarak toplanmakta ve “faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi, mal/hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi” amaçlarıyla işlenmektedir.

Bu bilgiler “talep edilmesi halinde yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile finans kurumları, avukatlar, gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri, topluluk şirketleri” ile paylaşılabilmektedir. 

İş Ortakları Çalışanlarının Belgelerinin Kontrol Edilmesi ve Muhafazası

Şirket faaliyetleri kapsamında ilgili personelinizin belgelerinin kontrolü ve muhafazası faaliyeti kapsamında, ilgili belgelerde yer alan ve şirket bilgisayarlarında ve sunucularında ve yedeklerinde tutulan ve otomatik olmayan yollarla fiziksel veya dijital ortamda temin edilen “nufüs cüzdanı fotokopisi, nüfus kayıt örneği, aile durumunu bildirir belge, ikametgah belgesi, diploma fotokopisi, askerlik durumunu gösterir belge, iş/hizmet sözleşmesi, bordro bilgileri, banka hesap bilgileri, özlük dosyası ve SGK prim dökümleri” belgelerin kontrolü ve muhafazası kapsamında işlenmektedir. 

Bu kişisel veriler özellikle “Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, insan kaynakları süreçlerinin planlanması, iş sağlığı/ güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi” amaçları ile işlenmektedir. Bu kapsamda işlenen özel nitelikli kişisel veri konumundaki sağlık raporu, kan grubu kartı ile adli sicil belgesinde yer alan kişisel verileriniz açık rızanıza dayanarak, diğer kişisel verileriniz ise “sözleşmenin ifası, 4857 sayılı kanun ve diğer kanunlardan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi” hukuki sebeplerine dayanarak toplanmaktadır. İşlenen bu kişisel veriler, talep edilmesi halinde SGK ve resmi denetimler kapsamında yetkili kamu kurum ve kuruluşları, gerçek veya özel hukuk tüzel kişileri ve tedarikçi iş ortakları” ile paylaşılabilmektedir.

Çalışanlara Sağlanan Diğer Haklar

Yemek kartlarının sağlanması, personelin iş telefon faturalarının ödenmesi, araç takip sistemi verilerine göre çalışanlara ödenecek yol ücretinin hesaplanması, şirket araçlarına ait trafik cezalarının ödenmesi, çalışanlara yemek ücretlerinin ödenmesi, çalışanlara yemek hizmetinin sağlanması faaliyetleri kapsamında tarafınıza ait “ad, soyad, imza, T.C.K.N., telefon, adres, e-posta, iş telefonu işlem kayıtları, iş telefonunun bulunduğu lokasyon bilgileri, banka hesap bilgileri, çalışanın iş telefonu fatura miktarı, çalışana zimmetlenen araç ile yapılan faaliyet, geçişler ve trafik cezası bilgileri” bilgileri otomatik olan ve olmayan yollarla alınmaktadır. Bu bilgiler şirket kayıtlarında, fiziki ortamda ve e-mail ortamında veya şirkete ait bilgisayarlarda, sunucularında ve bunların yedeklerinde saklanmaktadır.

Bu kayıtlar “kanundan kaynaklı yükümlülüklerini yerine getirilmesi, sözleşmenin ifası ve veri sorumlusunun meşru menfaati” hukuki sebeplerine dayanarak toplanmakta, “acil durum yönetim süreçlerinin yürütülmesi, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi, çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi, erişim yetkilerininin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, iç denetim/soruşturma/istihbarat faaliyetlerinin yürütülmesi, insan kaynakları süreçlerinin planlanması, iş faaliyetlerinin yürütülmesi, mal/hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, taşınır mal ve kaynaklarının güvenliğinin temini, yönetim faaliyetinin yürütülmesi” amaçlarıyla işlenmektedir.

Bu bilgiler “talep edilmesi halinde yetkili kamu kurum ve kuruluşları, gerçek veya özel hukuk tüzel kişileri ve tedarikçi iş ortakları” ile paylaşılabilmektedir.

Mesleki Eğitim ve Seminerlerle Özel Etkinliklerin Düzenlenmesi ve İş Seyahatlerinin Düzenlenmesi

Şirket bünyesinde düzenlenen eğitim ve etkinlikler ile gerekmesi halinde düzenlenen iş seyahatleri kapsamında, tarafınıza ait “ad, soyad, iş telefon numarası, iş e-posta adresi, pasaport - vize bilgileri, evlilik durumunu gösterir belge, çalışanın çocuklarının ad, soyad bilgileri, departmanlarda yer alan çalışan fotoğrafları” bilgileri otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır. Bu bilgiler şirket kayıtlarında, fiziki ortamda ve e-mail ortamında veya şirkete ait bilgisayarlarda, sunucularında ve bunların yedeklerinde saklanmaktadır.

Bu kayıtlar “kanundan kaynaklı yükümlülüklerini yerine getirilmesi ve sözleşmenin ifası” hukuki sebeplerine, departmanlarda yer alan fotoğraflarınız açık rızanıza dayanarak toplanmakta, “çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi, eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, insan kaynakları süreçlerinin planlanması, iş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi, mal/hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, mal/hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi, organizasyon ve etkinlik yönetimi, yetenek/kariyer gelişimi faaliyetlerinin yürütülmesi” amaçlarıyla işlenmektedir.

Bu bilgiler “gerçek veya özel hukuk tüzel kişileri ve tedarikçi iş ortakları” ile paylaşılabilmektedir.

Gümrük ve Nakliyat İşlemlerinin Yürütülmesi

Gümrük ve nakliyet işlemleri uyarınca tarafınıza ait “ad, soyad, telefon, e-posta, adres, imza, T.C.K.N., fatura üzerinde yer alan bilgiler” otomatik olmayan yollarla toplanmakta ve şirket kayıtlarında, fiziki ortamda ve e-mail ortamında veya şirkete ait bilgisayarlarda, sunucularında ve bunların yedeklerinde saklanmaktadır.

Bu kayıtlar “sözleşmenin ifası” hukuki sebeplerine dayanarak toplanmakta, “iş faaliyetlerinin yürütülmesi, tedarik zinciri yönetim süreçlerinin yürütülmesi, görevlendirme süreçlerinin yönetilmesi, taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini, yetkili kişi kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, denetim faaliyetlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, mal hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, mal hizmet satım faaliyetlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun olarak yürütülmesi” amaçlarıyla işlenmektedir.

Bu bilgiler “şirket yetkilileri, özel hukuk gerçek ve tüzel kişileri, danışmanlar, yetkili kamu kurum ve kuruluşları, gümrük personeli, iş ortakları” ile paylaşılabilmektedir.

Adli Süreçlerin Takibi ve Belgelerin Muhafazası

Adli süreçlerin takibi ve belgelerin muhafazası kapsamında tarafınıza ait “dava dosyalarında ve resmi makamlarca gönderilen dokümanlarda yer alan bilgiler, ad, soyad, T.C.K.N., adres" bilgileriniz otomatik olmayan yöntemlerle toplanmaktadır.

Bu kayıtlar “kanundan kaynaklı yükümlülüklerini yerine getirilmesi, sözleşmenin ifası ve veri sorumlusunun meşru menfaati” hukuki sebeplerine dayanarak toplanmakta, “çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, erişim yetkilerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi/ denetimi, iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi, lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi, mal /hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi, mal/ hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi” amaçlarıyla işlenmektedir.

Müşterilere ait kişisel veriler KVKK’nın “Kişisel Verilerin Aktarımı” başlıklı 8. maddesindeki ve/veya “Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması” başlıklı 9. maddesindeki kurallara uyularak ve gerekli teknik ve idari tedbirler alınarak, sadece ilgili amacın gerçekleşmesi için gerekli olduğu ölçüde;

Yukarıda sayılan amaçlarla sınırlı olarak iştirakler ve bağlı ortaklıklarımıza,

Yine yukarıda sayılan amaçlarla aramızdaki sözleşmeler kapsamında mevzuata uygun bir şekilde (ürünün gönderimi için) satın alınan ürünün satıcısı, (ürünün teslimatı için) kargo şirketleri, (ürüne ilişkin ödemenin alınabilmesi için) bankalar ve diğer ödeme kuruluşları, (teslimat vb. hususlarda bilgi vermek üzere) toplu SMS / e-posta gönderiminde çalışılan iş ortaklarımıza ve (gerektiğinde satış sonrası hizmetler için) tedarikçilerimize ve ürün yetkili servislerine, işbirliği içerisinde olduğumuz ve ortak kampanya yapılan iş ortaklarına,

Hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirebilmek için yasal düzenlemeler ve mevzuat gereği yetkili kişi ve resmi kurumlara aktarılabilmekte ve

Teknoloji alanındaki yurt dışındaki altyapı tedarikçilerimiz tarafından sağlanan / kullanımımıza sunulan programlarımıza ve/veya sistemlerimize kaydedilebilmektedir.

Kanun’un 11. Maddesi uyarınca veri sahibi olarak, aşağıda yer alan haklarınız ile ilgili,  veri sorumlusu sıfatı ile Şirketimize başvurma hakkınız bulunmaktadır:

·         Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

·         Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

·         Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

·         Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

·         Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

·         Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

·         İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

·         Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Yukarıda sayılan haklarınıza ilişkin olarak yapacağınız başvurularınızı “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe”ne uygun olarak yazılı ve ıslak imzalı olarak şirket adresimiz olan “İkitelli OSB. Mah. İpkas C Blok Sok. No.15 Başakşehir /İstanbul” adresine konuya ilişkin ek bilgi ve belgeler ile bizzat elden Assa Abloy İnsan Kaynakları Departmanı’na iletebilir, noter kanalıyla gönderebilir  veya 'bilgi@assaabloy.com' e-mail adresine güvenli elektronik imzalı/mobil imzalı olarak  iletebilirsiniz.

Anket Süreci

Şirketimizin müşterilere yönelik memnuniyetlerini ölçecek anketlerin sunulması faaliyetleri kapsamında kapsamında tarafınıza ait; IP adresi bilgileriniz ve ürün / hizmetlere ilişkin görüşleriniz otomatik yollarla toplanmaktadır.

Bu bilgiler şirket kayıtlarında, fiziki ortamda ve e-mail ortamında veya şirkete ait bilgisayarlarda, sunucularda ve bunların yedeklerinde Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi, Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi, İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Talep / Şikayetlerin Takibi amaçlarıyla işlenmektedir.

Şirketimiz tarafından veri sorumlusunun meşru menfaati hukuki sebebi kapsamında işlenen bu veriler, gereken hallerde kanunen yetkilendirdiğimiz hukuk danışmanlarıyla, gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri, hissedarlar, topluluk şirketleri ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılabilmektedir.

Saygılarımızla,